Betalingsherinnering en aanmaning (B2B)
Van zacht naar afdwingbaar
Een betalingsherinnering is meestal de eerste formele duw nadat de betaaltermijn is verstreken. Een aanmaning (ook wel sommatiebrief genoemd) trekt de lijn strakker: u stelt een deadline, waarschuwt voor rente en kosten en maakt duidelijk wat er gebeurt bij uitblijven van betaling (bijvoorbeeld uit handen stellen of procedure). In B2B kunt u—mits u niet met een consument te maken heeft—andere regels hanteren dan bij particuliere schuldenaren; zie Ondernemersplein voor algemene context.
Inhoud die u niet wilt vergeten
- Referentie — factuurnummer, ordernummer en bedrag (hoofdsom).
- Tijdlijn — factuurdatum, vervaldatum, eerdere mails of telefonische afspraken.
- Betalingstermijn — concrete datum of “binnen 14 dagen na deze brief”.
- Rente en kosten — wat u in rekening brengt en op welke grond (contract of wettelijk kader). Zie rente en incassokosten.
- Gevolg — bijvoorbeeld overdracht incasso of start procedure na die termijn.
E-mail, brief of allebei?
E-mail is snel en bewijsbaar in het dossier. Een brief (eventueel aangetekend voor de laatste stap) kan extra indruk maken en helpt als de debiteur ontkent ontvangen te hebben. Het combineren van kanalen is gebruikelijk.
Daarna
Betaalt de debiteur niet binnen de termijn, dan sluit dit aan op het bredere stappenplan: opschalen naar professional of gerechtelijke fase. Bij Van den Bosch: incasso uit handen geven.
Veelgestelde vragen
Moet een aanmaning per aangetekende post?
Niet altijd. Voor B2B volstaat vaak een combinatie van e-mail en gewone post. Voor een laatste waarschuwing vóór een procedure kan aangetekend nuttig zijn om levering aan te tonen.
Welke termijn zet ik in een aanmaning?
Veertien dagen komt veel voor in Nederlandse praktijken en sluit aan bij voorbeelden van ondernemersinformatie. Korter of langer kan als uw algemene voorwaarden of branche dat rechtvaardigt.