1. Maakt u gebruik van offertes: wees specifiek
Veruit de meeste problemen over de hoogte van de factuur ontstaan uit verschillen tussen de offerte en de uiteindelijke factuur. Zorg voor een duidelijke en gespecificeerde offerte en maak in de factuur duidelijk waar de verschillen liggen. Is er sprake van meerwerk, zorg dat u bewijs heeft dat uw klant daar opdracht voor gegeven heeft. Dat kan bijvoorbeeld al door Whatsapp berichten of een e-mail. Zorg er uiteraard ook voor dat de klant weet wat de kosten van het meerwerk zijn en deze ook bevestigd.
2. Zorg voor een duidelijke factuur
Als een klant zich af moet gaan vragen waar het factuurbedrag uit is opgebouwd leidt dat niet tot snelle betaling. Wees dus duidelijk waar het factuurbedrag uit is opgebouwd.
3. Volg uw eigen termijnen
U traag, klant traag. Oftewel, als u een termijn geeft van 14 dagen om een factuur te voldoen, wacht dan niet te lang met het sturen van een aanmaning. En geeft u in een aanmaning een termijn van 7 dagen wacht dan niet alsnog 2 weken met de volgende aanmaning.
4. Bel uw klant
Wordt een rekening niet betaalt, pak dan de telefoon en vraag de klant waarom de rekening nog niet betaalt is. Toegegeven, soms wordt u keihard voorgelogen, maar in veel gevallen is een telefonische aanmaning enorm effectief.
5. Gebruik meerdere manieren om aan te manen
Stuur een aanmaning bijvoorbeeld niet alleen per post maar ook per e-mail. Ten eerste heeft u sterker bewijs dat de aanmaning bij de klant aangekomen moet zijn, ten tweede valt uw aanmaning meer op. Zeker voor de veertiendagenbrief geldt dat het verstandig is deze op 2 manieren te verzenden.
Daarnaast kunt u een klant ook manen door het sturen van een SMS of Whatsapp bericht. Bedenk dat nogal wat wanbetalers hun post amper openen, dus maan nooit alleen per post aan. Daarnaast is het ook nog eens goedkoper om een e-mail of Whatsapp bericht te versturen.
6. Stuur die veertiendagenbrief en dreig (dus) met incassokosten
Debiteuren zijn gevoelig voor extra kosten, maak dus gebruik van uw recht en stuur een veertiendagenbrief. De meeste facturen zullen dan alsnog binnen die termijn voldaan worden.
7. Dreigt u met een incassobureau, noem de naam
Dreigen met de zin ‘wij geven de vordering uit handen aan een incassobureau’ werkt minder goed dan dreigen met de naam van het incassobureau. Weet u dus aan welk incassobureau u de vordering uit handen gaat geven, noem dan de naam.
8. Wacht niet te lang met het inschakelen van een incassobureau
Als u het u zelf niet lukt om de vordering betaalt te krijgen binnen 2 maanden, schakel dan een incassobureau in. Vreemde ogen dwingen! Daarnaast kan een incassobureau beter omgaan met lastige debiteuren en inschatten of het wenselijk is om een rechtszaak te beginnen.
9. Blijf vriendelijk, maar duidelijk
Ordinaire scheldpartijen leiden niet tot het betaalt krijgen van uw rekening. Blijf netjes en vriendelijk (hoe moeilijk soms ook), maar wel duidelijk.
10. Vragen of problemen met een klant, vraag advies
De meeste incassobureaus kunt u gewoon bellen of mailen met een vraag of een probleem en dat kost u niets. Loopt vast met een klant of zit u met vragen schroom dan niet en bel of mail.
Deze tips en de regels voor het doorberekenen van incassokosten in handig PDF-formaat? Download dan het aanmaanboekje
