De regels omtrent het berekenen van Incassokosten

Alhoewel de Wet Incassokosten inging op 1 juli 2012, is eigenlijk pas met de uitspraak van de Hoge Raad van 25 november 2016 echt duidelijk geworden hoe de wet uitgelegd moet worden wanneer het gaat om het in rekening brengen van incassokosten bij consumenten. Bij bedrijven was het gelijk duidelijk omdat daar geen bijzondere aanmaning vereist is.

Aangezien er een duidelijk verschil is tussen het traject om incassokosten in rekening te mogen brengen bij een consument en bij een bedrijf, is deze pagina ook zo opgezet.

De regels voor het doorberekenen van incassokosten en tips om effectiever aan te manen in handig PDF-formaat? Download dan het aanmaanboekje

• Incassokosten berekenen bij bedrijven
• Incassokosten berekenen bij consumenten
• Het berekenen van de Incassokosten

Incassokosten berekenen bij bedrijven

1. De wet en wat het betekent

De wet zegt in artikel 6:96 lid 4 BW
En dat betekent:
Bij overeenkomsten tussen bedrijven mag een schuldeiser 1 dag na het aflopen van de betalingstermijn ten minste 40 euro incassokosten in rekening brengen.

2. Wanneer kosten in rekening brengen

Volgens de wet mag u dus direct na afloop van de betalingstermijn kosten in rekening brengen. Het is de vraag of dit als klantvriendelijk zal worden gezien. In de regel wordt er daarom eerst een aantal kosteloze aanmaningen verzonden voordat er incassokosten in rekening gebracht worden.

3. Hoogte incassokosten

Heeft u Algemene Voorwaarden (AV) waarin een incassobeding is opgenomen, dat wil zeggen dat er een bepaald percentage in de AV is opgenomen en/of een vast minimumbedrag aan incassokosten. In dat geval mag u de kosten in rekening brengen die volgens uw AV gelden. Let wel: (kanton)rechters wijzen in de regel de kosten zover die boven het bedrag van de Wet Incassokosten komen af. Maar volgens de wet mag u in principe wat staat in uw AV gebruiken.
Heeft u geen AV of er staat geen incassobeding in, dan geldt het staffel uit de Wet Incassokosten. Voor het berekenen van de incassokosten verwijzen zie het hoofdstuk incassokosten of u kunt de rekentool aan de rechterzijde gebruiken.

Incassokosten berekenen bij consumenten

1. De wet en wat het betekent

De wet zegt in artikel 6:96 lid 6 BW
En dat betekent:
Bij overeenkomsten met een consument moet er, na het aflopen van de betalingstermijn, eerst een aanmaning naar de debiteur verzonden worden met een termijn van 14 dagen. En die termijn gaat in de dag nadat de debiteur de brief ontvangt. Tevens moet in die brief vermeld worden hoe hoog de maximale incassokosten mogen zijn. Deze aanmaning noemen we een veertiendagenbrief.

2. Wanneer kosten in rekening brengen

U mag in ieder geval nooit kosten in rekening brengen zonder dat u een veertiendagenbrief heeft verzonden en die termijn ook helemaal is afgelopen. Hoeveel kosteloze aanmaningen u stuurt tussen de rekening en de veertiendagenbrief mag u zelf uitmaken. U mag zelfs als eerste aanmaning gelijk de veertiendagenbrief sturen.

3. Veertiendagenbrief

In de veertiendagenbrief moet het volgende staan:

• a. een termijn van 14 dagen (of langer) met een duidelijke vermelding dat de termijn ingaat de dag na ontvangst van de brief;
• b. het maximale bedrag dat aan incassokosten mag worden berekend;
• c. als u geen ondernemer bent voor de omzetbelasting, dan dient u tevens te vermelden dat, indien u de vordering uit handen geeft, de debiteur ook de omzetbelasting moet betalen.

a. Voor wat de termijn betreft heeft de Hoge Raad een paar voorbeelden gegeven die te gebruiken zijn als tekst in een veertiendagenbrief. Hoewel het formeel voorbeelden zijn, is het verstandig ook deze voorbeelden te gebruiken. Daarnaast volgt uit de uitspraak van de Hoge Raad dat het verstandig is om ook een regel op te nemen met betrekking tot de bezorging van de brief.
De slotsom is dat u het beste één van de volgende zinnen kunt opnemen:

Of:

Om het lastiger te maken gaat het bij het ontvangen van de brief om bezorgdagen. Verstuurt u de brief via PostNL dan dient u dus rekening te houden met het feit dat PostNL niet bezorgd op zon-, maan- en feestdagen.

b. Voor wat betreft het vermelden van de incassokosten, kunt u de volgende zin gebruiken:
Voor het berekenen van de incassokosten verwijzen zie het hoofdstuk incassokosten of u kunt de rekentool aan de rechterzijde gebruiken.

c. is alleen van toepassing als u geen ondernemer bent voor de omzetbelasting. U kunt dan in uw brief de volgende zin toevoegen:

Voorbeeldbrieven kunt u hier vinden. Ook hebben wij een tool op onze website staan waarmee u zelf een veertiendagenbrief kunt opstellen.

4. Hoogte incassokosten

U mag nooit meer in rekening brengen dan het bedrag volgens de tabel (staffel) uit de Wet Incassokosten.
Voor de uiteindelijke berekening geldt het openstaande bedrag aan het einde van de 14 dagen termijn. Heeft uw debiteur dus een deel betaalt voor het einde van de termijn, dan dient u daar rekening mee te houden.

5. Meerdere facturen en duurovereenkomsten

Heeft u meerdere openstaande facturen op een consument waarvoor u nog geen veertiendagenbrief verzonden heeft, dan dient u één veertiendagenbrief te versturen voor het totaal van de facturen.
Heeft u voor een eerdere factuur al een veertiendagenbrief verzonden, dan mag u voor een nieuwe factuur een nieuwe veertiendagenbrief te versturen met opnieuw het maximale bedrag aan incassokosten.
Het kan echter zijn dat de rechter uiteindelijk de kosten toch matigt door uit te gaan van het totaal van de facturen.

Het berekenen van de incassokosten

U berekent de incassokosten over het bedrag dat aan het einde van de 14 dagen termijn nog openstaat.
Het meest eenvoudig, is het gebruik maken van één van de vele rekentools om incassokosten te berekenen. Aan de rechterzijde staat zo’n rekentool.

Wilt u het toch handmatig uitrekenen, dan gaat dat als volgt:

De tabel uit de Wet incassokosten ziet er als volgt uit:

Voorbeeld I :


Voorbeeld II :