De veertiendagenbrief

Het opstellen van een correcte Veertiendagenbrief.

We kunnen er niet genoeg op hameren: het is van belang om een correcte 14-dagen brief te sturen naar consumenten wilt u de incassokosten ook daadwerkelijk kunnen claimen bij uw debiteur.
  • Betalen binnen 14 dagen na aanmaning = geen incassokosten!

  • Kosten niet vermeld = geen incassokosten!

  • Te hoge kosten = geen incassokosten!

  • 'Niet ontvangen' = geen incassokosten!

  • Te laat versturen = geen incassokosten!

  • Ingaande twee dagen na vandaag/dagtekening = geen incassokosten!

Hoge Raad: veertiendagenbrief niet volledig correct dan geen incassokosten.

De Hoge Raad heeft in haar uitspraak van 25 november 2016 bepaalt dat alleen indien aan alle eisen van artikel 6:96 lid 6 BW de buitengerechtelijke kosten dienen te worden toegewezen. Eén enkel foutje betekent dus gelijk dat de debiteur de incassokosten niet hoeft te betalen!

Hoe dan wel aan te manen volgens de wettelijke regels?

In het kort komt het neer op het volgende:
  1. er moet een termijn worden gegeven van 14 dagen;
  2. die ingaat de dag na bezorging van de aanmaning;
  3. waarbij de dag van bezorging twee bezorgdagen na de verzending ligt;
  4. u dient de hoogte van de incassokosten te vermelden;
  5. bent u geen ondernemer voor de btw, dan dient u tevens te vermelden dat de debiteur de btw verschuldigd is over de incassokosten, indien u de vordering uit handen geeft.

ad 1. De Hoge Raad stelt dat het voor de consument heel duidelijk moet zijn dat aan hem de hele termijn van 14 dagen wordt gegeven om alsnog zonder bijkomende kosten de rekening te voldoen. Als optie geeft de Hoge Raad dat een bedrijf er altijd voor kan kiezen om een langere termijn dan 14 dagen te geven.

ad 2. Het moet in de brief duidelijk zijn dat de termijn pas ingaat de dag na bezorging. De Hoge Raad stelt daarbij feitelijk dat het woord "bezorging" moet zijn opgenomen in de tekst.

ad 3. Kern is hier bezorgdagen. Indien u PostNL gebruikt voor het versturen van de aanmaning, dient u er dus rekening mee te houden dat er niet bezorgt wordt op zon- en feestdagen en op maandag.

Naar inmiddels blijkt, hechten de kantonrechters aan een zeer strikte lezing van de uitspraak van de Hoge Raad en is het voor de veiligheid dus wenselijk om gebruik te maken van de 2 mogelijkheden die de Hoge Raad zelf noemt:

“binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”.
of
“binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd".
Dus:
Als u op 1 juli de aanmaning verstuurd;
ontvangt de debiteur die uiterlijk op 3 juli;
en begint de termijn van 14 dagen op 4 juli;
en eindigt dus op 17 juli.
Op 18 juli is de debiteur de incassokosten verschuldigd.

ad 4. U dient in de brief de maximale hoogte van de incassokosten te vermelden. De maximale incassokosten berekent u via onderstaande tabel of met de calculator op onze voorpagina.
over de vordering tot €     2'500,00
15,0%
over het meerdere tot €     5'000,00
10,0%
over het meerdere tot €    10'000,00
5,0%
over het meerdere tot €   200'000,00
1,0%
over het meerdere tot € 1'000'000,00
0,5%
waarbij geldt dat het minimumbedrag aan incassokosten € 40,00 is en het maximumbedrag € 6.775,00.

ad 5. Indien u de btw kunt verrekenen met de Belastingdienst is de btw voor u geen schadepost. Dat geldt niet indien u de btw niet kunt verrekenen. In dat geval moet de debiteur, indien de vordering uit handen gegeven wordt, naast de incassokosten ook de btw vergoeden. U dient uw debiteur daar in de veertiendagenbrief in dat geval voor te waarschuwen.

Deelbetaling binnen de termijn

De Hoge Raad heeft tevens uitsluitsel gegeven over het berekenen van incassokosten indien binnen de 14 dagen termijn een deel van de rekening betaalt wordt. In dat geval dienen de incassokosten berekent te worden over het bedrag dat op het einde van de termijn nog openstaat.

Voorbeeldbrieven:

Wij hebben een aantal voorbeeldbrieven voor u online gezet.
Bent u BTW-plichtig dan kiest u de versie zonder BTW. Levert u een van BTW vrijgestelde dienst, dan kiest u de versie met BTW.

U kiest voor het .doc bestand als u Word gebruikt. Het .odt bestand kiest u als u Libreoffice of Openoffice gebruikt.
 
  zonder BTW met BTW
  .doc .odt PDF .doc .odt PDF
A. Veertiendagenbrief direct na vervaldatum factuur.  
   1. 10 euro kosten per aanmaning na termijn
   2. maximale kosten na termijn
B. Veertiendagenbrief na aanmanen.  
   1. 10 euro kosten per aanmaning na termijn
   2. maximale kosten na termijn